5 cuidados que você deve ter ao contratar um sistema de gestão em impressão.



Buscar uma solução para atender sua necessidade em redução de custos pode parecer fácil e rápido, mas é importante você tomar cuidado com algumas questões. E é isso que vamos destacar hoje!

Economizar. Uma das palavras mais comentadas nos ultimos anos. Com a crise que o pais está passando, a necessidade de reduzir custos aumenta, empresas estão buscando economia onde podem. Um dos principais gastos que as empresas estão buscando reduzir é o excesso de páginas impressas, sabemos que várias impressões são feitas de forma indevidas ou excessivas, A busca por software que faz o controle de impressões só aumenta, por isso estamos deixando esse post com os 5 principais cuidados que você deve ter na hora de contratar um sistema de gerenciamento em impressão. Espero que goste!

 

1- Se você busca redução de custos, um sistema que necessite de um investimento de infraestrutura ou de um profissional capacitado pode não ser o ideal.

Se você está buscando reduzir custos e o sistema que você encontrou necessite de um investimento em infraestrutra ou de um profissional capacitado, é bom você pensar duas vezes antes de adquirir o serviço. O custo que você terá que investir pode ser muito alto, fazendo com que não compense a contratação da solução.


2- O sistema fornecerá uma ferramenta capaz de diminuir seus custos? Ou você terá apenas relatórios para acompanhamento do volume de páginas? 

Outro ponto importante que você deve priorizar, é a questão de como você reduzirá custos em sua empresa. O sistema que você está buscando permite realmente reduzir impressões? Ou ele apenas mostra as informações para você? Gráficos bonitos e relatórios detalhados são importantissimos, porém não é apenas isso que vai fazer com que você diminua os números de páginas impressas. É de extrema importancia que o sistema permita que você determine cotas para usuários, bloqueio de impressões, regras de impressões, entre outras funcionalidades. Com a junção dessas funcionalidades e a gestão correta, o sucesso na sua redução é garantida.


3- Fique atento como o sistema poderá medir sua economia.

Um sistema eficaz irá ter a opção de comparar dados de distintas datas. Podendo visualizar quanto um departamento especifico imprimiu um tempo atrás e quanto imprime hoje. Isso vale também para comparar usuários, impressoras, grupos, etc. Então cuide com os relatórios que o sistema fornece para você. Não se preocupe apenas com o presente, é importante você saber resultados do passado para que no futuro seus resultados sejam melhores.


4- Comprar ou contratar um sistema de gestão em impressão?

Comprar ou contratar um sistema? Uma das principais duvidas de quem está buscando qualquer software. 
Bom, vamos pensar referente a Software de Gerenciamento de impressão. Se você tem como objetivo reduzir impressões e o sistema entrega o que você busca, em pouco tempo o número de páginas impressas irá despencar, correto? Chega uma hora que os funcionários e usuários já estão imprimindo apenas o necessário, não há mais desperdicio de impressão. Nesses casos o sistema não conseguirá reduzir mais custos, ele será útil apenas para acompanhar as impressões. Ao alugar o software de gestão, você poderá cancelar o sistema quando não estiver mais obtendo os resultados esperados, isso já não acontece caso você tenha o comprado. 

Outro ponto importante, é que dependendo do sistema, ao diminuir o numero de páginas, o valor pago para utilizar o software também cai, então você economiza nas impressões e ainda economiza no investimento do sistema. Ou seja, ganho em dobro.


5- Você terá a disposição suporte técnico e atendimento do comercial quando necessitar?​

Por ultimo mas não menos importante, você deverá ficar atento em questão do: Suporte Técnico e Comercial
Todos nós sabemos que para o uso correto de qualquer software é necessário ter um acompanhamento, treinamento, instalação, etc... Por isso fique atento como a empresa fornecedora do sistema trabalha com o suporte técnico e comercial. Verfique se você terá apoio quando necessitar, com quem você poderá falar para sanar suas dúvidas. As vezes na pressa de adquirir um sistema e inciar a gestão, você esquece desses pequenos detalhes, mas que irão fazer toda diferença lá na frente. Então fique de olho. ;)

É isso, espero que tenha gostado do post.

Ficamos a disposição caso haja alguma duvida.

Até mais.

 

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